La moindre minute qui s’écoule dans un cabinet médical a une grande importance. Consulter les patients, gérer leurs dossiers et faire face aux urgences sanitaires peut vraiment devenir chaotique avec un téléphone qui sonne en permanence. Cette situation est néfaste pour l’image du cabinet médical, puisque l’accueil téléphonique est le premier élément qui rassure la patientèle. C’est sans doute à ce moment qu’il faudrait implémenter un secrétariat téléphonique médical externalisé. Comment être sûr de prendre la bonne décision ?
L’augmentation de la fréquence d’appels
Manquer un appel dans un établissement médical est susceptible de vous faire perdre le patient à l’autre bout du fil. Un cabinet qui fait face à une augmentation conséquente des appels devrait alors étudier plus attentivement la situation. Celle-ci est généralement causée par des facteurs tels que :
- La saturation de l’accueil aux heures de pointe ;
- L’allocation du personnel à des tâches prioritaires ;
- Etc.
Les patients dont les appels ne sont pas pris en compte ont du mal à comprendre le bien-fondé de cette absence de réponse. Ils ont bien raison, car il pourrait s’agir d’une situation urgente ou d’une demande d’information. Externaliser votre secretariat service santé est le meilleur moyen de ne plus manquer le moindre appel. Cette prestation est fournie par des télésecrétaires, qui maitrisent le lexique médical et les besoins des cabinets. Votre efficacité sera plus accrue avec ce service spécialisé à forte plus-value.
La limitation des horaires d’ouverture
Il est très courant que le standard téléphonique de plusieurs cabinets médicaux soit inaccessible en soirée. Cela se constate aussi pendant les weekends, et les périodes dédiées à la pause déjeuner. Ce sont malheureusement des moments au cours desquels les patients pourraient avoir besoin de joindre un professionnel de santé. Votre cabinet médical fait-il face à cette situation ? En cas de réponse affirmative, vous devez alors agir au plus vite.
La solution consiste à choisir l’externalisation du secrétariat téléphonique. Cela vous permettra surtout d’élargir la plage horaire pendant laquelle l’établissement pourra être joint. Selon le prestataire avec lequel vous collaborerez, elle peut être de 24h/24 et 7j/7. Les avantages se constateront presque immédiatement. Votre cabinet médical aura plus de rendez-vous enregistrés, peu de messages en attente et un meilleur taux de satisfaction de sa patientèle.
L’accumulation des plaintes liées à l’accueil téléphonique
La qualité des soins n’est pas le seul indicateur de performance d’un cabinet médical. Celle de l’accueil téléphonique dont bénéficient les patients compte énormément. Un standard difficilement joignable ou qui répond froidement n’est pas de nature à donner une bonne impression aux appelants. N’oubliez pas que les patients veulent être écoutés et guidés en fonction de leurs besoins. Votre mission est de fournir la réponse appropriée dans ce contexte délicat.
En cas d’impossibilité de combler ce besoin en interne, il est préférable d’externaliser la solution. Le recours à un télésecrétariat spécialisé en médecine est la meilleure chose à faire. Votre équipe sera ainsi secondée par des collaborateurs dotés d’une écoute active, et d’une grande capacité à gérer des urgences téléphoniques. Les patients à l’autre bout du combiné pourront être orientés en fonction de leurs nécessités. De cette façon, le cabinet médical bénéficiera d’une meilleure image.
L’interruption récurrente du temps de consultation
Les cabinets médicaux dépourvus d’un secrétariat téléphonique sont fréquemment dérangés par les appels parfois incessants. Comme il est possible de s’en douter, cela peut perturber l’examen des patients au cours des consultations. L’indisponibilité d’une assistance en interne oblige alors le praticien à suspendre son travail pour décrocher le combiné. Enchainer ces situations n’est pas de nature à offrir une image professionnelle à l’établissement de soins médicaux.
Le spécialiste de santé donne l’impression d’être peu sérieux et moins concentré sur sa tâche. Il vaut mieux déléguer au plus tôt le secrétariat téléphonique avant de faire face à une catastrophe. Externaliser ce service permettra au cabinet médical de bien gérer ses appels téléphoniques et les urgences liées. Il en découlera aussi une meilleure programmation des rendez-vous. Cette nouvelle organisation sera profitable aux patients, qui auront ainsi droit à la totalité de votre attention.
La surcharge du personnel administratif
Au sein des cabinets médicaux, le personnel administratif doit effectuer de multiples tâches quotidiennes. Il s’agit notamment de la gestion des dossiers et l’émission des différentes factures. On pourrait également y ajouter la réception de la patientèle, et la rédaction des ordonnances.
Prendre des appels en plus risque assurément d’entrainer un burnout au sein de l’équipe. Il en découlera à coup sûr une baisse de productivité, une grande anxiété et la survenue de potentielles erreurs médicales. L’idéal serait de mettre en place un secrétariat téléphonique médical externe pour réduire la charge de travail à abattre. Votre personnel aura ainsi plus de temps pour accroître la plus-value de ses tâches habituelles.
